Anbieter
Flash Hub GmbH
Pfnorstraße 10-14
64293 Darmstadt
Terminologie
Freelancer: Internationale Freelancer die auf eigene Rechnung als Subunternehmern des Anbieters arbeiten und Arbeiten auf Anleitung und gesteuert vom Kunden durchführen. Es kommen internationale Freelancer zum Einsatz, die Sprache ist in der Regel Englisch.
Virtuelles Team: Ein oder mehrere Freelancer und / oder Mitarbeiter des Kunden, die ortsunabhängig über digitale Tools auf Weisung des Kunden zusammenarbeiten.
Tools: Als Tool wird eine Online-basierte Software bezeichnet, die die ortsunabhängige Zusammenarbeit von Freelancern unterstützt. Dies sind z.B. Standardtools wie Slack, Jira, Asana, Trello etc., die der Anbieter im Auftrag des Kunden bereitstellt oder die der Kunden selbst online bucht. Als Tools wird auch Software bezeichnet, die der Anbieter für die Durchführung der Arbeiten aus diesem Vertrag für den Kunden und das virtuelle Team bereitstellt.
Workflow: Als Workflow wird ein strukturierter Arbeitsablauf bezeichnet, der die einzelnen Schritte definiert, welche die eingesetzten Freelancer als auch der Kunde und andere Beteiligte einhalten sollen, um die Arbeiten im Sinne und im Namen des Kunden durchzuführen. Workflows werden meist in Tools digital unterstützt abgebildet und dort durchführt.
1. Gegenstand des Vertrags
Der Kunde überträgt dem Anbieter die Durchführung von Dienstleistungen und Coaching- und Beratungsleistung im Kontext der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams, verteilten Teams und remote Teams. Alle Leistungen sind als Dienstleistung zu sehen. Explizit ausgeschlossen ist das Übertragen der Verantwortung für Arbeitsergebnisse oder Projektergebnisse auf den Anbieter, insbesondere ist die Durchführung von Werkverträgen ausgeschlossen. Die Verantwortung für Ergebnisse einzelner Arbeiten oder von Projekten liegt einzig und allein beim Kunden. Die Beauftragung von Dienstleistungen erfolgt auf der Basis eines vom Anbieter erstellten Angebots, welches der Kunde auf der Basis und unter Zustimmung zu dieser Vereinbarung annimmt.
2. Vertragsbestandteile
Als Vertragsbestandteile gelten in folgender Priorität und Reihenfolge:
- das Angebot des Anbieters
- die Bestimmungen in diesem Vertrag
- im Übrigen die Bestimmungen des BGB
Im Rahmen dieses Vertrags wird der Anbieter den Kunden bzgl. des Einsatzes von virtuellen Teams coachen und beraten und Freelancer als Subunternehmer zur Verfügung stellen. Der Anbieter stellt dazu Dokumente, Portale, Tools, Workflowbeschreibungen und internationale Freelancer zur Verfügung, die der Kunde zur Durchführung von Arbeiten einsetzen kann. Die Verantwortung für die Ergebnisse dieser Arbeiten sowie für das Steuern der Freelancer obliegt einzig und allein dem Kunden. Der Anbieter steht beratend zur Unterstützung dieser Tätigkeiten zur Seite und bietet dem Kunden zu diesem Zwecke Zugriff auf Freelancer, Tools und Workflows.
Zur Durchführung von Arbeiten wird der Anbieter dem Kunden Freelancer durch das Zusenden von Freelancerprofilen vorstellen. Der Kunde kann vorgestellte Freelancer interviewen. Das Durchführen von zusätzlichen Testaufgaben durch vorgestellte Freelancer, die über das durch den Anbieter durchgeführte Assessment hinausgehen, erfolgt nur gegen Bezahlung. Der Kunde stellt sicher, dass er dem Anbieter alle Anforderungen an einen gesuchten Freelancer, das Startdatum, das Enddatum, das wöchentliche Stundenlimit sowie eine Beschreibung der durch den oder die Freelancer durchzuführenden Arbeiten vorab zur Verfügung stellt. Diese Anforderungen an einen zu suchenden Freelancer werden im Folgenden als “Profilanforderungen” bezeichnet.
Die vom Anbieter bereitgestellten und vom Kunden eingesetzten Freelancer werden Aufgaben eigenständig durchführen, unterliegen jedoch keiner Weisungsbefugnis durch eine der beiden Vertragsparteien. Der Anbieter haftet nicht für seine als Subunternehmer eingesetzten Freelancer und deren Ergebnisse.
Der Kunde ist sich bewusst, dass die Leistung der eingesetzten Freelancer von der durch den Kunden zu leistenden Führungstätigkeit bestimmt wird. Dies beinhaltet das Delegieren von Aufgaben, die Vollständigkeit der Leistungsbeschreibung und der zu erwartenden Ergebnisse sowie der regelmäßigen Überprüfung der Fortschritte, der Ergebnisse und der Qualität der einzelnen durchgeführten Tätigkeiten. Der Anbieter wird dem Kunden für diese Mitwirkungsleistung beratend zur Seite stehen.
Der Kunde wird Anweisungen, Anforderungen und Feedback zur Arbeitsleistung und zu Ergebnissen direkt an den oder die eingesetzten Freelancer richten. Ebenso wird der Kunde die gewünschten zeitlichen Vereinbarungen (Deadlines) und weitere Rahmenbedingungen mit dem Freelancer direkt abstimmen und dafür Sorge tragen, dass alle Anforderungen und Vereinbarungen in den dafür vorgesehenen Tools für jede Person im virtuellen Team transparent und nachvollziehbar hinterlegt sind. Da der Anbieter keine Arbeiten der Freelancer managed und diese auch nicht anleitet, entsteht auf der Seit des Anbieters keine Schuld für den Erfolg oder die Qualität von Ergebnissen der Arbeit der Freelancer.
Der Kunde ist dazu berechtigt, die Arbeiten eines Freelancers jederzeit zu stoppen oder einen Austausch eines Freelancers zu verlangen. Das Beenden der Zusammenarbeit mit einem Freelancer erfolgt schriftlich per Email, über ein vom Anbieter bereitgestelltes Portal oder über eine andere vom Anbieter bereitgestellt Software zur Kommunikation (Slack etc). Der Anbieter hat einer durch den Kunden geforderten Beendigung der Arbeiten eines Freelancers mit einer Frist von 5 Arbeitstagen zuzustimmen. Arbeitsstunden, die bis zum Inkrafttreten des geforderten Stopps durch die betroffenen Freelancer geleistet wurden, sind bis zum Zeitpunkt der Beendigung durch den Kunden vollständig zu bezahlen. Um die Bereitstellung eines angemessenen Ersatzes des Freelancers wird sich der Anbieter bemühen, er ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Mit dem Anspruch des Austauschs eines Freelancers ist der Kunde gleichzeitig verpflichtet, dem Anbieter evtl. gewünschte Anpassungen der initialen Profilanforderungen mitzuteilen, so dass der Anbieter seine Suchbemühung entsprechend anpassen kann. Der Austausch eines Freelancers auf Verlangen des Kunden oder durch Nichtverfügbarkeit eines Freelancers durch vom Kunden zu vertretende ausbleibende Arbeitsinhalte, kann innerhalb eines laufenden Monats einmal in mal Anspruch genommen werden. Für jeden weiteren Austausch wird der Anbieter eine in einem separaten Angebot benannte zusätzliche Vergütung verlangen. Ist der Kunde auch nach dreimaligem Austausch nicht zufrieden, kann der Anbieter den Vertrag zur Bereitstellung dieses betroffenen Freelancers kündigen. Alle weiteren bestehenden Aufträge bleiben davon unberührt.
Sollte ein durch den Anbieter zur Verfügung gestellter Freelancer nicht mehr verfügbar sein, wird der Anbieter umgehend mit der Suche nach angemessenem Ersatz beginnen. Die Lieferung eines Ersatzes, insbesondere innerhalb eines bestimmten Zeitraums, ist durch den Anbieter jedoch nicht geschuldet.
3. Bezahlung, Zeiterfassung und Abrufen von Stunden
Der Kunde wird das durch die Freelancer geleistete Stundenkontingent zum vereinbarten Stundensatz je Freelancer wöchentlich bezahlen. Der Anbieter erstellt für den wöchentlich bezahlten Betrag eine Rechnung. Der Kunde hinterlegt seine Kreditkarte im Portal des Anbieters oder erteilt eine Genehmigung zum Einzug des fälligen Betrags per SEPA Lastschriftverfahren. Die Rechnungsbeträge werden über die hinterlegte Zahlungsmethode abgebucht. Die vom Anbieter bereitgestellten Freelancer werden Arbeitszeiten durch eine vom Anbieter bereitgestellte Zeiterfassung dokumentieren. Die erfassten Zeiten sind für den Kunden wöchentlich zugänglich und durch den Kunden in wöchentlichen Abständen zu prüfen. Auf Anfrage und in gegenseitigem Einvernehmen können sich die Vertragspartner und die eingesetzten Freelancer auf die Verwendung einer alternativen Zeiterfassung einigen, wenn alle Beteiligten dem zustimmen und Zugriff auf diese erhalten.
Sollte im Rahmen eines Angebots ein bestimmtes Stundenkontingent fest zugesichert sein und sollte der Kunde diese Stunden beim eingesetzten Freelancer nicht abgerufen haben, so wird dennoch das volle zugesicherte Stundenkontingent pro Woche berechnet und vom Kunden bezahlt. Zusätzlich geleistete Stunden, die über das vereinbarte Stundenkontingent hinausgehen und vom Kunden angefragt oder freigegebene wurden, werden zusätzlich mit dem angebotenen Stundensatz berechnet.
Der Anbieter kann bei Zahlungsverzug einer Rechnung die Leistungen umgehend reduzieren oder einstellen, bis die Rechnung beglichen ist. Insbesondere ist hiermit der Zugriff auf vom Anbieter bereitgestellte Tools, Workflows und die Arbeit der bereitgestellten Freelancer gemeint. Der Anbieter haftet hierbei in keinem Falle für etwaig dadurch entstandene Schäden. Eine Fortführung der Bereitstellung der davon betroffenen Freelancer ist vom Anbieter nicht geschuldet.
Alle genannten Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer gültig zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung.
Der Anbieter kann Preise der Freelancer wöchentlich anpassen. Eine Anpassung erfolgt vor allem dann, wenn eingesetzte Freelancer Ihre Preise anpassen. Der Kunde muss der Preiserhöhung nicht zustimmen. Sollte keine Zustimmung erfolgen, wird der Anbieter Bemühungen anstreben einen angemessenen Ersatz zu finden.
Der Anbieter ist berechtigt für ein professionelles Rechnungsmanagement einen externen Dienstleister zu beauftragen.
4. Auslösen von Freelancern
Freelancer werden durch den Anbieter als Subunternehmer zur Durchführung von Leistungen für den Kunden beauftragt und bereitgestellt. Sollte der Kunde außerhalb des hierin begründeten Vertragsverhältnisses direkt oder indirekt (über andere Vermittler oder im Rahmen eines Anstellungsverhältnisses) mit Freelancern, die durch den Anbieter initial per Freelancerprofil, per Interview oder per Email vorgestellt oder zur Arbeit eingesetzt wurden, zusammenarbeiten wollen, so ist dies durch eine einmalige Ablösesumme in Höhe von 12.500 EUR zzgl. MwSt. möglich. Diese Regelung gilt ab dem Zeitpunkt, ab dem der Anbieter dem Kunden ein Profil eines Freelancers vorschlägt bis 12 Monate nach Beendigung des letzten Einsatzes des auszulösenden Freelancers.
5. Verantwortung des Kunden
Der Kunde ist allein und ausschließlich verantwortlich für die Führung, die Überwachung, die Arbeit und die Arbeitsleistung der eingesetzten Freelancer. Der Kunde stimmt zu, dass er dafür verantwortlich ist, Freelancer als auch den Anbieter über Prozesse und Richtlinien zu informieren, die von seinen vertraglich eingesetzten Freelancern bei der Durchführung der Arbeiten anzuwenden und zu beachten sind. Der Kunde ist dafür verantwortlich, alle benötigten Rechte und Lizenzen an Software, Code, Informationen, Dokumentationen oder anderen Materialien und geistigem Eigentum zu erwerben, welche dem Anbieter und den Freelancern zur Durchführung der Dienstleistung zur Verfügung gestellt werden müssen. Der Kunde ist außerdem dafür verantwortlich sicherzustellen, dass er über alle Rechte und Lizenzen verfügt, die für die Erstellung oder die Nutzung der Arbeitsergebnisse erforderlich sind.
DER KUNDE ÜBERNIMMT DAS GESAMTE RISIKO IN BEZUG AUF DIE EINGESETZTE TECHNOLOGIE, PRODUKTE UND VERWANDTEN MATERIALIEN DES KUNDEN, EINSCHLIEßLICH ALLER ARBEITEN, ARBEITSERGEBNISSE UND DARIN ENTHALTENEN MATERIALIEN.
DER ANBIETER GIBT KEINE GARANTIE ODER GEWÄHRLEISTUNG JEGLICHER ART, AUSDRÜCKLICH ODER IMPLIZIERT, FÜR DIE BEREITGESTELLTEN DIENSTE UND DIENSTLEISTUNGEN, EINGESETZTE FREELANCER, ARBEITEN, ARBEITSERGEBNISSE ODER ANDERE ERGEBNISSE, DIE SICH AUS ODER IM ZUSAMMENHANG MIT DIESER VEREINBARUNG ODER EINER DIREKTEN VEREINBARUNG ZWISCHEN FREELANCER UND KUNDE ERGEBEN. DER ANBIETER LEHNT HIERMIT ALLE ANDEREN ZUSICHERUNGEN UND GARANTIEN AB, EINSCHLIEßLICH ALLER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN DER MARKTÜBLICHKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK ODER DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN UND ALLER ZUSICHERUNGEN ODER GARANTIEN, DIE SICH AUS DEM GESCHÄFTSVERLAUF, DEM LEISTUNGSABLAUF ODER DER NUTZUNG DER DIENSTLEISTUNG ODER ANDERER ANGEBOTENER LEISTUNGEN ERGEBEN.
6. Eigentumsvorbehalt
Der Anbieter behält sich das Eigentum an der erstellten Leistung bzw. die Übertragung des Eigentums der eingesetzten Freelancer bis zum Eingang aller Zahlungen aus dem zugrundeliegenden Vertrag oder aller weiterer bestehender Verträge zwischen Kunde und Anbieter vor. Kommt der Kunde seinen vertraglichen Pflichten nicht nach, insbesondere im Fall des Zahlungsverzugs, ist der Anbieter berechtigt, die Ergebnisse der Dienstleistung der eingesetzten Freelancer zurückzufordern. Der Kunde ist zur Herausgabe aller Leistungen inklusive aller Kopien verpflichtet. Der Betrieb erstellter Software oder im Rahmen der Zusammenarbeit erstellter Workflows und Tools zum Führen virtueller Teams oder anderer Werke ist im zuvor beschriebenen Fall auf Verlangen des Anbieters umgehend einzustellen. In dem Rücknahmeverlangen ist kein Rücktritt vom Vertrag zu sehen, es sei denn, dies wurde ausdrücklich schriftlich erklärt.
7. Stillschweigen
Der Kunde wird alle Informationen vertraulich behandeln, die ihm im Rahmen der Abwicklung dieses Vertragsverhältnisses zugänglich gemacht werden und vom Anbieter verwendete Methoden und Verfahren betreffen. Beide Vertragsparteien verpflichten sich zur Geheimhaltung aller auftragsbezogenen und unternehmensbezogenen Daten, die der Öffentlichkeit nicht frei zugänglich sind.
8. Beweisklausel und E-Mail Kommunikation
Daten, die in unveränderbaren elektronischen Registern (z. B. CD – ROM, Code-Repositories) gespeichert sind, sind als Beweismittel zwischen den Parteien zugelassen. Gleiches gilt für E-Mails. E-Mails werden wie Schriftstücke behandelt. Als Nachweis dafür, dass von einer bestimmten Person eine Email verschickt worden ist, genügt die Vorlage einer Kopie der Email, die den Absendevorgang erkennen lässt.
9. Referenznennung
Der Anbieter ist berechtigt den Kunden in seiner Referenzliste aufzunehmen und namentlich mit Angaben zum Standort und Inhalt der Zusammenarbeit zu nennen. Die Geheimhaltung bleibt hiervon unberührt.
10. Reisekosten
Zusätzliche Treffen vor Ort des Kunden oder die Teilnahme an Treffen mit weiteren Projektbeteiligten werden nach Aufwand mit einem Stundensatz der eingesetzten Freelancer geleistet und zusätzlich abgerechnet. Spesen werden entsprechend der folgenden Konditionen verrechnet:
Bahnfahrt: 2. Klasse
Flug: Economy-Tarif oder günstigster Tarif, je nach Möglichkeit
Auto: 0,45 € je gefahrenem Kilometer
Hotel: Kosten nach Anfall, gute (4 Sterne) Hotelkategorie
Sonstige Kosten (z. B. Taxi, Parkhaus) werden 1:1 weiterverrechnet. Verpflegungsmehraufwendungen werden entsprechend der steuerlichen Sätze verrechnet.
11. Vertragsdauer und Kündigung
Das Vertragsverhältnis wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Es ist beiderseitig mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende kündbar, ohne dass es einer Angabe von Gründen bedarf.
12. Art und Umfang der Leistungen
Der Anbieter verpflichtet sich, die nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen fachgerecht auszuführen.
Zusätzliche Leistungen, die nicht im entsprechenden Angebot eines Auftrags aufgeführt sind und welche durch den Kunden angewiesen werden, werden gegen gesonderte Vergütung ausgeführt.
13. Weisungsfreiheit
Der Anbieter unterliegt bei der Erfüllung des Vertrages bzw. bei der Durchführung der von ihm übernommenen Tätigkeit hinsichtlich Zeiteinteilung und Gestaltung des Tätigkeitsablaufes keinerlei Weisungen des Kunden. Gleiches gilt für eingesetzte Freelancer, die für den Kunden als Subunternehmer des Anbieters bereitgestellt werden und Aufgaben selbständig nach Anleitung durch den Kunden durchführen.
14. Auftragserfüllung
Die Leistungen des Anbieters gelten als erfüllt, wenn der Kunde nach Erhalt nicht unverzüglich Einwände erhebt. Zeit, Ort, Art und Umfang des Mangels muss dabei genau beschrieben werden.
Werden vom Kunden bei der vertraglich festgelegten Leistung berechtigt Mängel beanstandet, so ist der Anbieter zur Nachbesserung verpflichtet und berechtigt.
15. Haftung
Bei einer Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
Der Anbieter haftet darüber hinaus nicht für Ansprüche gegen einen Subunternehmer / Freelancer.
Der Anbieter sichert dem Kunden zu, die Regelungen zum Mindestlohn in seinem Unternehmen strikt einzuhalten. Diese Zusicherung gibt der Anbieter auch für seine Subunternehmen ab sofern diese Regelung im Land des Subunternehmers oder Freelancers anzuwenden ist.
16. Sonstige Bestimmungen
Der vorliegende Vertrag nebst zugehöriger Anlagen stellt das gesamte Übereinkommen der Vertragsparteien dar.
Stillschweigende, mündliche oder schriftliche Nebenabreden wurden nicht getroffen. Änderungen oder Ergänzungen dieses Dienstvertrages sind nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für eine Änderung dieser Schriftformklausel. Abweichend davon sind auch formlos getroffene Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags wirksam, wenn sie Individualabreden im Sinne von § 305b BGB sind. Diese Individualabreden sind zur Beweiserleichterung grundsätzlich nachträglich schriftlich niederzulegen.
Im Übrigen gelten die Vorschriften des BGB.
17. Erfüllungsort / Gerichtsstand
Die Parteien vereinbaren Darmstadt als Gerichtsstand und Erfüllungsort ihrer gegenseitigen Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag.